Helena Lundstedt är ansvarsområdeschef för HR och Hållbarhet på Jönköping Energi. Hon kan se tillbaka på ett år där det krävdes mod att tänka i nya banor – och ladda med en stor portion tålamod.
– Precis som många andra energibolag står vi inför en ganska stor omvandling. Vi började därför planera för en omorganisation som skulle bli verklighet den 1 april 2020, berättar hon.
De hann genomföra ett öppet hus med mingel för alla medarbetare innan restriktionerna började gälla. Där fick varje ansvarsområde presentera sina nya uppdrag och kollegorna kunde ställa frågor. Företagets vd Fridolf Eskilsson höll en presentation där han berättade om syfte och mål med den nya organisationen.
Sedan slog pandemin till med full kraft.
– Men vi valde att inte ställa in – utan att ställa om, säger Helena Lundstedt som idag inte ångrar beslutet.
– Det har faktiskt gått alldeles utmärkt. Men jag är ödmjuk inför alla frågor som uppstår i kölvattnet av en omorganisation.
Inplanerade workshops fick istället bli webbinarier. Vd:s presentation från första mötet gjordes om till film, och fler filmer i samma maner togs fram för att till exempel presentera det nya kunderbjudandet för medarbetarna.
– Det har varit intressant att se vilken snabb inlärningskurva vi som organisation hade, när allt plötsligt skedde digitalt. Vi gick över till Office 365 under 2019 och utan det vet jag faktiskt inte hur det hade gått, säger Helena Lundstedt.
Förutom nya samarbetsformer ledde omorganisationen också till flera nyrekryteringar.
– VI hade redan identifierat vilka kompetenser vi saknade, och det var ganska många som skulle tillsättas under 2020.
Kontakten med sökande till tjänsterna såg lite annorlunda ut denna gång. När hårdare restriktioner infördes i slutet av året fick alla intervjuer, tester och återkopplingar ske digitalt.
– Vi träffades dock alltid vid det allra sista slutmötet. Vi behövde ha det mänskliga mötet innan vi signade, för allas skull.
Helena Lundstedt tycker att det finns både för- och nackdelar med att genomföra en rekrytering digitalt.
– Det går faktiskt fortare att identifiera slutkandidaterna, och vi hann göra fler intervjuer på kortare tid. Kanske kan man därför låta fler få chansen att komma till intervju. Men man missar en viktig dimension när man inte träffas, tycker jag.
En som fick prova på att gå på anställningsintervju hemma i vardagsrummet var Aleksander Leesment. Han har nu precis börjat sin anställning som projektledare för värme och kyla.
– Min första intervju var via Teams och det var svårt att tyda signaler och få en känsla för hur det gick. Vi pratade i en och halv timme och jag gick därifrån med en lite tom känsla, säger han.
Vid sista intervjun fick han träffa några av de kommande arbetskollegorna ”på riktigt”.
– Det kändes verkligen skönt.
Väl på plats väntade ett genomarbetat koncept. Det fanns en introduktionsplan med olika moment att bocka av och små korta utbildningar i aktuella system.
– Min kollega var på plats och jag fick gå bredvid honom och lära mig alla rutiner. Det kändes tryggt eftersom vi nästan var helt ensamma på kontoret, och det hade varit svårt att göra den introduktionen digitalt, säger Aleksander Leesment.
7 tips från Helena Lundstedt1. Ha tålamod. Att genomföra en omorganisation tar tid – och när den sker digitalt tar det ännu mer tid.2. Prioritera kommunikation. Det måste finnas många tillfällen att få information och använd olika kanaler.3. Var tydlig. Det är viktigt att ledning och närmaste chef säger samma saker.4. Ta hand om nyanställda. Ge lätta, konkreta uppgifter så att den nya personen snabbt kommer in i sitt arbete och utse gärna en fadder.5. Stötta chefer. När arbetet sker på distans blir det ännu viktigare att följa upp leveranser och arbetssituationen för alla medarbetare.6. Ha koll på tekniken. Säkerställ att uppkoppling, nödvändiga program och verktyg fungerar för de anställda.7. Träffas om det är möjligt. Det fysiska mötet är ibland viktigt och prioritera det när restriktionerna lättar.
Malin Age
